Ми звикли захоплюватися людьми, які вміють робити все і одразу. Зовсім як Юлій Цезар. І дійсно - у нашому світі де усі вічно поспішають, вже просто необхідно вміти робити кілька справ одночасно. Але незважаючи на те, що все частіше виходять технічні новинки, щоб полегшити нам цю долю, начальству набагато вигідніше доручити кілька завдань одному працівнику, ніж найняти декількох працівників. У цій статті ми спробуємо розібратися, як можна впоратися з усіма поставленими завданнями, виконуючи при цьому кожну якісно.
Найбільша проблема багатозадачності полягає у тому, що це може знизити якість нашої роботи - ми намагаємося зробити кілька речей одразу, і, в результаті, ми робимо це гірше, ніж якщо б ми фокусувалися на кожного завдання окремо.
Коли ми перемикаємося з однієї задачі на іншу, наш мозок також повинен перейти, щоб впоратися з новою інформацією. Якщо ми робимо це швидко, наприклад, при багатозадачності, ми просто не можемо повністю сконцентруватися на роботі при кожному перемиканні. Таким чином, якість нашої роботи страждає. І чим складніше задачі, між якими ми перемикаємося, тим більше буде втрата якості. Наприклад, було б майже неможливо створити гарну презентацію, емоційно розмовляючи з колегою.
Багатозадачність з'являється частіше, коли ви працюєте над проектом або завданням, від якого ви не в захваті. Наприклад, створення річного звіту здається вам справою не з приємних, і тому ви можете часто перевіряти свою електронну пошту або займатися побічними проектами, щоб зменшити страждання від поточного завдання.
Ось шість порад, як перешкоджати багатозадачності в роботі, знизити рівень стресу і стати більш продуктивним:
Працюючи за комп'ютером, залишайте відкритою лише одну вкладку. Після виконання завдання цю вкладку можна закрити і відкрити наступну. Кажуть, що одночасно вести кілька справ допомагає використання декількох комп'ютерних моніторів - вони вирішують проблеми з короткостроковою пам'яттю і підвищують продуктивність.
Перш, ніж почати роботу над ще одним завданням, радять її попередньо розбити на під задачі, використовуючи техніку "Помодоро". Суть цього методу у тому, що, розбиваючи завдання на структуровані частини, ви зосереджено працюєте над виконанням 25 хвилин, роблячи короткочасні перерви.
Важливість планування важко переоцінити, тому вміння спланувати роботу в режимі багатозадачності буде вкрай корисною. Важливо навчитися визначати пріоритети завдань і завжди вирішувати в першу чергу найбільш важливі і найбільш термінові. Знайте свій час, знайте свої завдання і плануйте їх відповідно, радять ті, хто з цим легко справляється.
Кожен раз, коли у вас виникає бажання, щоб перевірити свою електронну пошту або зателефонувати кому-небудь у той час, коли ви насправді маєте займатися іншим, зробіть глибокий вдих і не піддавайтеся спокусі. Зосередьте свою увагу на тому, що ви повинні робити.
Якщо ви отримуєте звукові повідомлення, коли до вас приходять листи або повідомлення, вимкніть звук. Це може допомогти вам уникнути спокуси відволікатися на сторонні справи.
Всякий раз, коли ви застали себе за виконанням кількох справ одразу, зупиніться. Дайте собі п'ять хвилин, щоб спокійно посидіти із закритими очима. Навіть такі короткі перерви можуть переорієнтувати ваш розум, знизити рівень стресу і поліпшити вашу концентрацію. Крім того, це дасть вашому мозку необхідну перерву під час напруженого дня.
Розуміючи, що режим багатозадачності сам по собі не завжди ефективен, необхідно бачити відмінності між ситуаціями, і розуміти, коли дійсно потрібно виконувати кілька справ одночасно, і коли цього можна уникнути. Треба намагатися вирішувати завдання по мірі їх надходження. За це ваш мозок скаже вам дякую.
В наступній статті поговоримо: Як боротися з професійним вигорянням а також 9 помилок, які зіпсують ваш робочий день з перших хвилин.