У цій замітці фахівці поділяться своїми думками про те, як можна додати вашої компанії внутрішньої прозорості. Чому саме про це? Тому що сьогодні — у нашої непростої економічної ситуації — дуже важливо зберегти всередині компанії атмосферу чесності і відкритості. Коли всі навколо говорять про кризу і скорочення, ваші співробітники неминуче будуть переживати з цього приводу. Навіть якщо у вас все добре. Пропоную кілька простих технологій, які використовуються в нашій компанії робота у Запоріжжі і в деяких дружніх компаніях.
Ця практика не має прямого відношення до кризових ситуацій. Навпаки, цей лист потрібно на етапі зростання у компанії, коли ви наймаєте людей. Якщо у вас в команді більше 20 співробітників, але все ще немає стандартного привітального документа, час його скласти.
Що має бути в цьому листі:
1. Місія компанії
Новий співробітник тільки що погодився провести значну частину свого життя, працюючи у вашій компанії. Він має право знати, навіщо взагалі ви всі тут зібралися.
2. Ключові працівники та підрозділи
Хто за що відповідає? До кого звертатися з різних питань і як це робити? Якщо у вашій компанії працює 5 осіб, ця інструкція буде зайвою. У маленьких компаніях всі відповідають за все. І це правильно.
3. Процедурні питання
Коли можна брати відпустку, кого і за скільки днів про нього попереджати? Як брати відпустку за свій рахунок? Що робити, якщо працівник вирішив звільнитися? Що відбудеться, якщо компанія вирішить розлучитися з працівником? Обговоріть формальні правила "на березі". Якщо у вас немає такого документа, у процесі його складання багато що стане на свої місця.
Кожен місяць я особисто пишу на весь колектив лист "Підсумки і плани". В цьому листі я докладно розповідаю про те, що сталося з компанією за останній місяць: скільки грошей ми змогли заробити, які плани нам вдалося виконати, які зміни в продукти ми впровадили. Таким чином, я можу бути впевнений, що кожен працівник точно знає, як йдуть справи в компанії.
Лист — лише одна можлива форма. Якщо всі співробітники знаходяться в одному офісі або хоча б в одному місті, можна проводити щомісячні презентації. У цьому випадку головне, щоб на таких зустрічах були присутні усі співробітники, а не обмежене коло наближених і посвячених.
Важливо, щоб про поточний стан справ у компанії повідомляли саме перші особи. Навіть якщо ви доручили асистентові написати лист, відправити його ви маєте від свого імені.
У деяких компаніях суто для внутрішнього користування є документ "що ми робимо у випадку кризи". У цьому документі повинні бути відповіді на 2 запитання:
1. Що ми вважаємо кризою?
Наприклад, зменшення виручки на 30% відносно минулого року. Або падіння кількості клієнтів нижче певного рівня.
2. Що ми робимо у випадку кризи?
Якщо будемо скорочувати персонал, то з яких відділів почнемо в першу чергу? Як саме будуть проходити скорочення? Скільки окладів в якості парашута отримає пішов з доброї волі "скорочений" співробітник?
Це дуже неприємна частина документа. Але набагато гірше ситуація, в якій співробітники щодня переживають, що завтра їх звільнять без попередження і компенсації.
Існує багато інших способів підтримання атмосфери відкритості. Наприклад, легкий доступ до керівництва, єдина система планування і звітності, чіткі інструкції. Вищеописані методи, на мій погляд, є найбільш актуальними саме в кризу.
Невідомість завжди лякає. Один з вірних способів перемогти свій страх — докладно і у всіх деталях описати те, чого ви боїтеся. Це працює.
Читайте також: Зміни до КзПП – липень 2015 і Основні помилки при складанні супровідних листів.